La nueva serie TASKalfa MZ7001 de Kyocera: rendimiento, conectividad y sostenibilidad para el entorno digital

La nueva serie TASKalfa MZ7001 de Kyocera: rendimiento, conectividad y sostenibilidad para el entorno digital

por | Jun 3, 2025 | Kyocera

Potencia y versatilidad en cada impresión

Kyocera presenta su nueva serie de equipos multifunción A3, compuesta por seis modelos en color y tres en blanco y negro, con velocidades de impresión que van desde 25 hasta 70 páginas por minuto. Esta gama está diseñada para responder a las exigencias de los entornos laborales modernos, combinando alto rendimiento, inteligencia artificial integrada y múltiples opciones de acabado.

 

Soluciones cloud listas desde el primer día

Cada dispositivo llega preparado para la nube, con soluciones cloud preinstaladas que se configuran fácilmente mediante planes de suscripción. Esto permite una gestión documental eficiente, con impresión y escaneado directamente desde y hacia servicios como SharePoint, OneDrive, Google Drive y Kyocera Cloud Information Manager (KCIM).

Gracias a Kyocera Cloud Capture (KCC) y Kyocera Cloud Print and Scan (KCPS), los usuarios pueden digitalizar y compartir documentos en entornos seguros, e imprimir desde cualquier ubicación con conexión a internet, sin necesidad de servidores locales. Esto reduce costes y simplifica la instalación.

 

Inteligencia artificial al servicio de la productividad

La serie incorpora funciones avanzadas basadas en IA, como Confidential Document Guard, que protege información sensible contra accesos no autorizados, y el escaneo automatizado de DNI, que agiliza procesos administrativos habituales.

 

Compromiso con la sostenibilidad

Kyocera refuerza su compromiso con el medio ambiente con una serie que incluye componentes de bajo consumo, consumibles de larga duración y un sistema de monitorización de energía y emisiones de CO2. Así, las empresas pueden reducir su impacto ambiental mientras optimizan costes operativos.

“La información es uno de los activos más valiosos de una empresa. Al facilitar su gestión de forma intuitiva y segura, ayudamos a las organizaciones a operar con mayor eficiencia y agilidad”, afirma Takuya Marubayashi, presidente de Kyocera Document Solutions Europe Management.

 

Una solución fiable para un entorno digital

La nueva gama TASKalfa MZ7001 ha sido diseñada para ofrecer fiabilidad, eficiencia y seguridad, ayudando a las empresas a simplificar sus flujos de trabajo y avanzar en su transformación digital. Una opción ideal para cualquier organización que busque maximizar su productividad y adoptar un uso más inteligente de la información.

Cómo imprimir desde un dispositivo Móvil en tu impresora Kyocera

Cómo imprimir desde un dispositivo Móvil en tu impresora Kyocera

por | May 13, 2025 | Kyocera

Kyocera Mobile Print

La tecnología ha transformado la forma en que trabajamos y gestionamos documentos, con un enfoque particular en la movilidad y la eficiencia. Este artículo se centrará en cómo utilizar la aplicación Kyocera Mobile Print para imprimir documentos desde un dispositivo móvil en un equipo de impresión Kyocera. Exploraremos el proceso paso a paso, destacando las características y beneficios de esta herramienta.

 

 

Introducción a Kyocera Mobile Print

Kyocera Mobile Print es una aplicación desarrollada por Kyocera, diseñada para facilitar la impresión, escaneo y envío de documentos desde un dispositivo móvil a cualquier impresora Kyocera. Esta aplicación está disponible para dispositivos iOS y Android, y es una herramienta esencial para quienes necesitan imprimir documentos de manera rápida y eficiente sin la necesidad de un ordenador.

 

 

Requisitos Previos:

Antes de comenzar, asegúrate de que se cumplan los siguientes requisitos:

 

  • Equipo de impresión Kyocera compatible: 
    No todas las impresoras Kyocera son compatibles con la aplicación Kyocera Mobile Print. Verifica que tu impresora sea compatible con esta aplicación. Listado de equipos compatibles.

 

  • Dispositivo móvil:
    Necesitas un smartphone o tablet con iOS o Android. La aplicación está disponible en la App Store para dispositivos Apple y en Google Play para dispositivos Android.

 

  • Red Wi-Fi: 
    Tanto el dispositivo móvil como la impresora Kyocera deben estar conectados a la misma red Wi-Fi.

 

  • App Kyocera Mobile Print:
    Descarga e instala la aplicación desde la tienda de aplicaciones correspondiente.
 
 

 

 

Configuración Inicial

 

1. Conexión del Dispositivo a la Red Wi-Fi

El primer paso es asegurarse de que tanto tu dispositivo móvil como la impresora Kyocera estén conectados a la misma red Wi-Fi. Esto es crucial, ya que la aplicación Kyocera Mobile Print se basa en la conexión de red para comunicarse con la impresora.

 

  • Para dispositivos Android: Ve a «Configuración» > «Wi-Fi» y selecciona la red correspondiente.

 

  • Para dispositivos iOS: Abre «Configuración» > «Wi-Fi» y selecciona la red.

Asegúrate de que la impresora esté también conectada a la misma red. Esto generalmente se configura en el panel de control de la impresora Kyocera.

 

2. Descarga e Instalación de Kyocera Mobile Print

Dirígete a la tienda de aplicaciones de tu dispositivo móvil y busca «Kyocera Mobile Print». Descarga e instala la aplicación. Una vez instalada, abre la aplicación y concede los permisos necesarios, como el acceso a fotos, archivos y la cámara si es necesario.

Descarga Kyocera Mobile Print

 

Explorando la Aplicación Kyocera Mobile Print

Al abrir la aplicación Kyocera Mobile Print, encontrarás una interface sencillo y fácil de navegar. Las funciones principales que verás incluyen:

  • Imprimir: Permite seleccionar documentos, imágenes o correos electrónicos para imprimir.

 

  • Escanear: Habilita el escaneo de documentos directamente desde la impresora al dispositivo móvil.

 

  • Enviar por correo: Posibilita el envío de documentos escaneados o almacenados por correo electrónico directamente desde la aplicación.

 

 

Paso a Paso: Cómo Imprimir un Documento

 

 

1. Selección de la Impresora

Una vez que la aplicación está abierta, el primer paso es seleccionar la impresora Kyocera que utilizarás. La aplicación debería detectar automáticamente todas las impresoras Kyocera en la misma red Wi-Fi. Si no aparece, asegúrate de que la impresora esté encendida y conectada correctamente.

  • En la pantalla principal, selecciona «Impresoras» para ver una lista de impresoras disponibles.

 

  • Elige la impresora que deseas utilizar. Puedes configurar esta impresora como predeterminada para futuras impresiones.

 

2. Selección del Documento

Kyocera Mobile Print te permite imprimir diversos tipos de archivos, incluyendo PDFs, documentos de Microsoft Office solo en IOs, imágenes y correos electrónicos. A continuación, te mostramos cómo seleccionar un archivo para imprimir:

  • Desde el almacenamiento del dispositivo: Toca «Documentos» o «Imágenes» en la pantalla principal para navegar por los archivos almacenados en tu dispositivo. Selecciona el archivo que deseas imprimir.

 

  • Desde la nube: Si utilizas servicios de almacenamiento en la nube como Google Drive o Dropbox, puedes acceder a ellos directamente desde la aplicación. Inicia sesión en tu cuenta y selecciona el archivo que deseas imprimir.

 

  • Desde correos electrónicos: Kyocera Mobile Print también permite imprimir archivos adjuntos de correos electrónicos. Simplemente abre la sección de correos en la aplicación y selecciona el correo y archivo adjunto que deseas imprimir.

 

3. Configuración de la Impresión

Una vez que hayas seleccionado el archivo, es momento de configurar las opciones de impresión. La aplicación Kyocera Mobile Print te ofrece diversas opciones para personalizar cómo se imprimirá tu documento:

  • Número de copias: Selecciona cuántas copias deseas imprimir.
    Impresión a color o blanco y negro: Escoge si quieres imprimir en color o en blanco y negro, dependiendo de la capacidad de tu impresora.

 

  • Tamaño del papel: Configura el tamaño del papel según el documento y el tipo de impresión que desees. Los tamaños comunes incluyen A4, carta, legal, entre otros.

 

  • Orientación: Puedes elegir entre orientación vertical u horizontal para el documento.

 

  • Doble cara: Si tu impresora soporta impresión a doble cara, puedes habilitar esta opción. Estas configuraciones te permiten tener un control total sobre cómo se imprimirá tu documento, asegurando que el resultado sea exactamente lo que necesitas.

 

4. Imprimir el Documento

Una vez que todas las configuraciones están listas, simplemente toca el botón de «Imprimir». La aplicación enviará el documento a la impresora Kyocera seleccionada. Verás una notificación que indica que la impresión está en progreso.

Dependiendo del tamaño del documento y la carga de trabajo de la impresora, la impresión puede tardar unos segundos o unos minutos. Una vez completado, puedes recoger el documento impreso en la bandeja de salida de la impresora.

 

 

 

Funciones Adicionales

Kyocera Mobile Print no solo permite la impresión de documentos, sino que también ofrece otras funcionalidades útiles para mejorar la productividad en un entorno de oficina:

1. Escaneo a Dispositivo Móvil

La aplicación permite escanear documentos directamente a tu dispositivo móvil. Esto es especialmente útil para digitalizar documentos de forma rápida y fácil. Para escanear:

  • Selecciona la opción «Escanear» en la pantalla principal.
    Configura las opciones de escaneo, como la resolución y el formato del archivo (PDF, JPEG, etc.).

 

  • Coloca el documento en el escáner de la impresora y presiona «Iniciar escaneo».

 

  • El documento escaneado se guardará en tu dispositivo móvil.

 

2. Enviar Documentos por Correo Electrónico

 

Además de imprimir y escanear, Kyocera Mobile Print permite enviar documentos por correo electrónico directamente desde la aplicación. Esto elimina la necesidad de transferir archivos entre dispositivos y simplifica el flujo de trabajo.

  • Después de escanear un documento, selecciona la opción «Enviar por correo».
  • Selecciona la aplicación de envío de email que tuenes configurada en tu móvil.
  • Introduce la dirección de correo electrónico del destinatario en el mensaje con el documento adjunto

 

3. Administración de Documentos

 

La aplicación también ofrece funciones básicas de administración de documentos, permitiendo visualizar, renombrar, y organizar archivos almacenados en tu dispositivo o en la nube. Esta funcionalidad es útil para mantener tus documentos ordenados y accesibles desde un solo lugar.

 

 

Ventajas de Usar Kyocera Mobile Print

 

El uso de Kyocera Mobile Print ofrece varias ventajas clave:

Movilidad y Flexibilidad: Imprimir desde un dispositivo móvil te da la libertad de trabajar desde cualquier lugar de la oficina, sin estar atado a un escritorio u ordenador.

Ahorro de Tiempo: La capacidad de enviar documentos a imprimir directamente desde tu móvil reduce el tiempo necesario para transferir archivos entre dispositivos.

Interface Intuitivo: La aplicación está diseñada para ser fácil de usar, con un interface clara y opciones de configuración accesibles.

Escaneo y Envío Directo: La posibilidad de escanear documentos y enviarlos por correo electrónico desde la misma aplicación simplifica enormemente el flujo de trabajo.

Compatibilidad: Kyocera Mobile Print es compatible con una amplia gama de impresoras Kyocera, lo que facilita su integración en diferentes entornos de trabajo.

 

 

Conclusión

Kyocera Mobile Print es una herramienta poderosa para quienes buscan una solución de impresión móvil eficiente y fácil de usar. Desde la selección de documentos hasta la configuración de opciones de impresión, la aplicación facilita cada paso del proceso, asegurando que los usuarios puedan imprimir de manera rápida y efectiva desde sus dispositivos móviles.

Con la creciente necesidad de soluciones móviles en el entorno de trabajo, Kyocera Mobile Print se presenta como una opción indispensable para optimizar el flujo de trabajo y mejorar la productividad en la oficina.

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Equipos de impresión Kyocera con seguridad avanzada

Equipos de impresión Kyocera con seguridad avanzada

por | Feb 18, 2025 | Kyocera

​Cómo Kyocera ha trabajado para mitigar estas amenazas.
En el mundo de la seguridad informática, a menudo nos enfocamos en proteger ordenadores, servidores y redes, dejando de lado un elemento fundamental: los equipos de impresión. Estos dispositivos, esenciales en cualquier empresa, pueden convertirse en una vulnerabilidad crítica si no cuentan con las medidas de seguridad adecuadas.Los riesgos de seguridad en equipos de impresión

Las impresoras y multifuncionales han evolucionado, integrando tecnologías avanzadas y conectividad en red, lo que las expone a nuevos riesgos de ciberseguridad. Entre los principales peligros que pueden afectar a las empresas destacan:

  • Acceso no autorizado a documentos: Muchos equipos almacenan temporalmente documentos en su memoria interna o disco duro, lo que puede ser aprovechado por atacantes.
  • Ataques a través de la red: Las impresoras conectadas a la red corporativa pueden convertirse en un punto de entrada para ciberataques.
  • Impresiones no seguras: Documentos confidenciales pueden quedar expuestos si no se implementan controles de autenticación y seguridad.
  • Configuraciones predeterminadas vulnerables: Contraseñas por defecto y falta de cifrado pueden facilitar el acceso no autorizado.
  • Amenazas internas: Un uso indebido de los equipos por parte de empleados o colaboradores puede comprometer la información sensible.

 

Kyocera: Compromiso con la seguridad

Conscientes de estos desafíos, Kyocera ha desarrollado tecnologías innovadoras para reforzar la protección de sus equipos de impresión, garantizando la seguridad de los datos empresariales.

Soluciones de seguridad de Kyocera

  • Cifrado de datos: Protección de documentos enviados a la impresora mediante encriptación avanzada.
  • Autenticación de usuarios: Acceso restringido a funciones de impresión mediante PIN o tarjetas de proximidad.
  • Protección de la red: Compatibilidad con protocolos de seguridad como IPSec, HTTPS y SNMPv3 para bloquear accesos no autorizados.
  • Sobrescritura de datos: Eliminación segura de la información almacenada en la memoria del equipo tras cada trabajo de impresión.
  • Configuración segura y actualizaciones: Equipos preconfigurados con medidas de seguridad avanzadas y actualizaciones constantes para prevenir vulnerabilidades.
  • Impresión con retención: Documentos impresos solo cuando el usuario los libera manualmente en el dispositivo, evitando exposiciones innecesarias.

 

Conclusión

En un entorno empresarial cada vez más digitalizado y expuesto a amenazas, la seguridad de los equipos de impresión es un factor clave para la protección de los datos. Kyocera lidera la industria con soluciones que no solo optimizan la productividad, sino que también garantizan un entorno seguro para las empresas.

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La importancia de las fotocopiadoras en la oficina moderna

La importancia de las fotocopiadoras en la oficina moderna

por | Oct 9, 2024 | Kyocera

Las fotocopiadoras de oficina son herramientas indispensables en los entornos laborales modernos, permitiendo una gestión y producción de documentos eficiente.

A medida que las empresas en España buscan mejorar la productividad y optimizar sus operaciones, es crucial que los distribuidores comprendan el valor de ofrecer a sus clientes soluciones avanzadas y fiables como las fotocopiadoras de Kyocera. Este artículo proporciona una guía sobre los aspectos clave de estas máquinas, ayudando a los distribuidores.

Las fotocopiadoras juegan un papel fundamental en las operaciones diarias de cualquier negocio. Ya sea para gestionar grandes volúmenes de documentación, preparar informes o distribuir memorandos, contar con una máquina eficiente y confiable es esencial. En este contexto, Inforpor como mayorista, ofrece una completa gama de soluciones Kyocera que aseguran productividad y eficiencia para los negocios de sus clientes.

 

Características Clave

 

  • Velocidad de Impresión: Las empresas que gestionan altos volúmenes de documentos necesitan máquinas rápidas. Kyocera, ofrece equipos con velocidades competitivas para reducir tiempos de espera y aumentar la productividad.

 

  • Calidad de Impresión: Para clientes que requieren documentos nítidos y claros, la alta resolución de las fotocopiadoras Kyocera es la opción ideal. Con equipos que ofrecen una calidad de impresión superior, puedes asegurar la satisfacción de tus clientes.

 

  • Opciones de Conectividad: Las oficinas modernas demandan versatilidad, y las fotocopiadoras Kyocera lo ofrecen con múltiples opciones de conectividad como Wi-Fi, Ethernet y USB. Las capacidades de impresión inalámbrica permiten a los empleados imprimir desde sus dispositivos sin necesidad de conectarse directamente a la máquina.

 

  • Eficiencia Energética: Kyocera se compromete con la sostenibilidad, ofreciendo equipos con funciones de ahorro de energía. Los distribuidores pueden destacar este beneficio clave para clientes que buscan reducir costos operativos y disminuir su impacto ambiental.

 

Beneficios para el Cliente Final

 

  • Rentabilidad: Las fotocopiadoras Kyocera, proporcionadas por Inforpor, ayudan a los negocios a optimizar sus gastos al reducir la necesidad de externalizar servicios de impresión. Este es un fuerte argumento de venta para los distribuidores.

 

  • Conveniencia y Productividad: Ofrece a tus clientes la conveniencia de tener un equipo multifuncional que no solo copia, sino que también imprime y escanea con gran eficiencia. Estos beneficios contribuyen a la mejora del flujo de trabajo en cualquier oficina.

 

Ayuda a tus Clientes a Elegir la Mejor Opción

 

  • Evaluar Necesidades: Como distribuidor, tu papel es guiar a tus clientes en la elección del equipo adecuado según sus volúmenes de impresión y necesidades específicas. Inforpor ofrece una amplia gama de fotocopiadoras Kyocera, desde modelos compactos hasta equipos de alto rendimiento para grandes empresas.

 

  • Consideraciones de Presupuesto: Ayuda a tus clientes a hacer inversiones inteligentes recomendando equipos Kyocera que ofrezcan una excelente relación calidad-precio y costes operativos reducidos a largo plazo.

 

Mantenimiento y Soporte

 

El mantenimiento regular es esencial para mantener tu fotocopiadora de oficina funcionando sin problemas y prolongar su vida útil.

  • Limpieza Regular: Limpia tu fotocopiadora regularmente para evitar que el polvo y los desechos afecten su rendimiento. Presta especial atención a la superficie de vidrio, los rodillos y la bandeja de papel para asegurar un funcionamiento óptimo.

 

  • Servicio Técnico Programado: Programa un servicio técnico periódico con un técnico profesional para identificar y solucionar problemas potenciales antes de que se conviertan en problemas mayores. El mantenimiento regular también puede ayudar a mantener la eficiencia de la máquina y la calidad de impresión.

 

Impacto Ambiental

 

Usar fotocopiadoras ecológicas y adoptar prácticas sostenibles puede minimizar la huella ambiental de tu oficina.

  • Reducir el Consumo de Energía: Opta por fotocopiadoras eficientes en el uso de energía con características como el apagado automático y modos de bajo consumo. Estas características ayudan a reducir el uso de electricidad y disminuyen la huella de carbono de tu oficina.

 

  • Reciclaje de Tóner: Implementa un programa de reciclaje para tóner para evitar que terminen en vertederos. Kyocera ofrece servicios de reciclaje de cartuchos, facilitando la disposición responsable de los cartuchos usados.

 

Conclusión

 

Para los distribuidores, ofrecer fotocopiadoras Kyocera, significa proporcionar a tus clientes soluciones fiables, rentables y sostenibles. Al contar con el respaldo de un mayorista líder como Inforpor, tendrás acceso a productos de alta calidad que pueden mejorar significativamente la eficiencia operativa de las empresas a las que sirves. Además, nuestro equipo está disponible para asesorarte sobre la mejor manera de posicionar estas soluciones en el mercado, asegurando el éxito de tu negocio y la satisfacción de tus clientes.

Kyocera reducirá 4.210 toneladas al año de emisiones de CO2 con el nuevo sistema de generación de energía solar en su planta de Vietnam

Kyocera reducirá 4.210 toneladas al año de emisiones de CO2 con el nuevo sistema de generación de energía solar en su planta de Vietnam

por | Jun 28, 2024 | Kyocera

Kyocera Document Solutions Europe Management B.V., una de las principales empresas de soluciones documentales del mundo, anuncia que el sistema de generación de energía solar instalado en la planta de Vietnam de la organización, está en pleno funcionamiento desde marzo de este año.

Se espera que la instalación de estas placas solares fotovoltaicas reduzca las emisiones de CO2 en 4.210 toneladas al año, el equivalente a plantar  aproximadamente 300.700 árboles. Además, esta fuente de energía renovable sustituirá cerca del 41% de la electricidad utilizada en la planta de Kyocera.

«Estamos increíblemente orgullosos de esta transición hacia la energía limpia en la planta de Vietnam», expresa Takuya Marubayashi, Presidente de Kyocera Document Solutions Europe Management B.V. «El sistema de placas solares representa nuestro compromiso con la innovación ecológica y el progreso tecnológico, y fieles a la filosofía de Kyocera garantizamos seguir haciendo lo correcto como seres humanos».

nuevo sistema de generación de energía solar en su planta de Vietnam

 

El grupo Kyocera ha establecido unos objetivos medioambientales a largo plazo para abordar los problemas del cambio climático, entre los que se incluye una reducción del 46% de las emisiones de CO2 para el año fiscal 2030 en comparación con el año fiscal 2019. Las empresas del grupo Kyocera también están trabajando con el objetivo de lograr la neutralidad de carbono para el año 2050.

Esta última iniciativa refleja el compromiso de la organización de promover simultáneamente el desarrollo económico y la conservación del medio ambiente a través de la introducción de energías renovables. También está en línea con el objetivo de Kyocera de producir tecnología respetuosa con la naturaleza, que genera menos residuos y garantice un futuro sostenible.

En el futuro, Kyocera continuará instalando placas solares en otras  regiones, y obteniendo certificados medioambientales, con el objetivo de lograr un 100% de energía renovable en todas las ubicaciones del grupo Kyocera Document Solutions para el año 2030.

Los empleados de Kyocera reconocen la importancia de las medidas que se toman  para luchar contra el cambio climático. Para alcanzar los objetivos medioambientales a largo plazo marcados por el grupo Kyocera, todo el equipo trabajará conjuntamente para contribuir al progreso y desarrollo de las personas y de la sociedad. «Convivir con la  Sociedad», «El mundo» y «La naturaleza» formarán parte del eje de todas las actividades corporativas y continuaremos apoyando el desarrollo sostenible de las empresas de nuestros clientes y de la sociedad en su conjunto.

La impresión desempeña un rol importante en un mundo sin papel.

La impresión desempeña un rol importante en un mundo sin papel.

por | Ene 26, 2024 | Kyocera

Una oficina digital no elimina las impresoras, estas siguen siendo parte integral de una empresa.

 

El concepto de oficina digital puede agobiar a muchas empresas, ya que sienten la presión de terminar con todo el papel de sus espacios de trabajo o sino pensarán que habrán fracasado en la tarea de digitalizar sus recursos. Pero no deben sentirse intimidados. Está bien creer que el papel todavía tiene un rol importante que desempeñar, incluso en un mundo sin papel, donde las organizaciones, cada vez más, están llevando sus operaciones de manera online. Las empresas han recorrido un largo camino para liberarse del papel sin tener que renunciar por completo a la impresión. Incluso sin alcanzar la perfección en la digitalización, pueden ahorrar recursos, acelerar los procesos y facilitar la realización de copias de seguridad de los datos.

Hay razones comerciales sólidas para hacer este cambio. La Agencia de Protección del Medio Ambiente de los Estados Unidos afirmó que los métodos digitales ahorran 80 dólares al año en papel, tinta, tóner, espacio de almacenamiento y gastos de envío. Las empresas ahorran en los servicios de destrucción de información confidencial y pueden prescindir de salas enteras de almacenamiento. Gartner estimó que el coste de archivar, almacenar y recuperar papel para las empresas de EE.UU. era de entre 25.000 y 35.000 millones de dólares. Las soluciones de almacenamiento digital están disponibles a un coste mucho menor. También hay pruebas de que los clientes responden más rápidamente a las encuestas y facturas digitales que a las de papel. No obstante, hay que señalar que un objetivo más razonable para la mayoría de las empresas sería tratar de utilizar una cantidad significativamente menor de papel en lugar de ser completamente digital.

El papel no va a desaparecer completamente de las oficinas.

La tecnología está evolucionando y aportando nuevas formas de optimizar los procesos, en gran medida a través de la reducción del uso de papel, pero esto no tiene por qué significar el fin de la impresión ni del uso de documentos en papel en entornos de oficina. Decidir qué documentos deben seguir imprimiéndose es la parte clave de la transformación digital.

Beneficios de la tecnología cloud.

Las empresas más pequeñas pueden almacenar todos sus documentos en sus propios servidores, pero las grandes organizaciones necesitarán de la nube para poder almacenar toda la información de sus oficinas digitales. Un software de gestión documental basado en la nube (SGD) permite que los documentos sean etiquetados digitalmente, lo que significa que pueden ser consultados en diferentes lugares sin tener que hacer copias. Sólo tiene que haber un documento de registro básico. Así mismo, con un SGD, es imposible perder o extraviar documentos, algo muy común cuando se almacena papel físico. Con la nube, cada cambio se guarda instantáneamente y es fácil crear múltiples versiones de los documentos. No hay peligro de que sean destruidos en un incendio o inundación. No obstante, hay que tener en cuenta que la seguridad de los datos puede ser un problema, por lo que las empresas deben implementar controles estrictos sobre el acceso a la información confidencial.

Una oficina sin papeles se adapta bien a los trabajos flexibles y modernos de hoy en día. En la actualidad, a las empresas les gusta ser ágiles o mudarse de oficina cuando surge una mejor opción, por ello es más fácil transferir datos digitalmente que cargar con montones de papel. El almacenamiento digital hace que la recuperación de documentos sea más rápida y que sea más fácil realizar copias de seguridad de los mismos. La mayoría de los empleados de oficina pasan al menos un día a la semana teletrabajando, por lo que poder acceder a los documentos en la nube o en el servidor de la empresa les facilita la vida. Para los equipos internacionales en diferentes husos horarios, sería prácticamente imposible trabajar de manera conjunta si utilizasen documentos en papel. Es cierto que avanzar hacia una oficina sin papel significa tener que invertir más en tecnología y algunas empresas se están resistiendo a ello, pero numerosos estudios han mostrado el rápido retorno que ofrece esta inversión.

El mágico encanto del papel podría salvarle.

A pesar de los argumentos a favor de la eliminación del papel, existe una resistencia social a llevar esto a cabo. Un estudio de 500 trabajadores británicos realizado por el Grupo Toluna encontró que el 84% retenía mejor la información después de leerla en papel, el 83% la prefería y el 79% la encontraba más relajante. Las ventas de libros electrónicos han caído drásticamente en los últimos dos años tanto en los Estados Unidos como en el Reino Unido a medida que los lectores descubren el encanto de los libros en papel, lo que los lleva a ser etiquetados como el «nuevo vinilo». A veces lo digital puede ser percibido como más frío e impersonal, sin las cualidades táctiles del papel. El argumento de que el uso excesivo de papel es perjudicial para el medio ambiente también tiene doble filo. Resulta que el papel es el material más fácil de reciclar. La Asociación Estadounidense del Sector Forestal y Papelero (AFPA por sus siglas en inglés) afirmó que en 2015 se reciclaron 51 millones de toneladas de papel de desecho, que en 2016 la tasa de recuperación de papel de EE.UU. alcanzó un máximo histórico del 67,2% y que los estadounidenses reciclaron un promedio de más de 330 libras de papel al año y se plantaron más árboles de los que están siendo destruidos por el uso de papel. Sin embargo, sólo el 20% de los aparatos electrónicos son reciclados.

Un enfoque flexible es la respuesta.

Las empresas tendrán que desarrollar sus propias políticas sobre el uso del papel, pero una solución podría ser permitir que los trabajadores impriman solo los documentos que requieran una larga revisión o análisis. Un ejemplo podría ser un abogado que esté involucrado en un litigio complicado. Si tiene que leer mucha información de diferentes fuentes, es mucho más fácil trabajar en papel que en formato digital. O si se desea tomar notas a mano en el documento, siendo papel será mucho más fácil destruirlo posteriormente. Por el contrario, aquellos documentos que solo vayan a ser revisados una vez no necesitan estar en formato papel, así como las facturas u otro tipo de documentos oficiales. En algunos casos, las empresas necesitarán una combinación de soluciones que se sirva de ambos formatos, con y sin papel. Los peligros reales de los hackers que irrumpen en los sistemas digitales y roban datos hacen que la información confidencial pueda almacenarse mejor en papel dentro de una caja fuerte. Por ejemplo, si una empresa desea mantener en secreto una nueva fórmula para un chaleco antibalas, puede realizar un registro en papel de los detalles más delicados y, posteriormente, digitalizar este registro, pero sin los datos. El uso de papel puede garantizar que no se pierda la patente.

El papel todavía no va a desaparecer por completo de las oficinas, si es que alguna vez desaparece. Nadie debe sentirse intimidado por tener ya una oficina totalmente digital. Las empresas pueden dar grandes pasos para reducir el consumo de papel, pero aún así habrá ocasiones en las que prefieran su uso antes que utilizar sistemas digitales.