Una oficina digital no elimina las impresoras, estas siguen siendo parte integral de una empresa.
El concepto de oficina digital puede agobiar a muchas empresas, ya que sienten la presión de terminar con todo el papel de sus espacios de trabajo o sino pensarán que habrán fracasado en la tarea de digitalizar sus recursos. Pero no deben sentirse intimidados. Está bien creer que el papel todavía tiene un rol importante que desempeñar, incluso en un mundo sin papel, donde las organizaciones, cada vez más, están llevando sus operaciones de manera online. Las empresas han recorrido un largo camino para liberarse del papel sin tener que renunciar por completo a la impresión. Incluso sin alcanzar la perfección en la digitalización, pueden ahorrar recursos, acelerar los procesos y facilitar la realización de copias de seguridad de los datos.
Hay razones comerciales sólidas para hacer este cambio. La Agencia de Protección del Medio Ambiente de los Estados Unidos afirmó que los métodos digitales ahorran 80 dólares al año en papel, tinta, tóner, espacio de almacenamiento y gastos de envío. Las empresas ahorran en los servicios de destrucción de información confidencial y pueden prescindir de salas enteras de almacenamiento. Gartner estimó que el coste de archivar, almacenar y recuperar papel para las empresas de EE.UU. era de entre 25.000 y 35.000 millones de dólares. Las soluciones de almacenamiento digital están disponibles a un coste mucho menor. También hay pruebas de que los clientes responden más rápidamente a las encuestas y facturas digitales que a las de papel. No obstante, hay que señalar que un objetivo más razonable para la mayoría de las empresas sería tratar de utilizar una cantidad significativamente menor de papel en lugar de ser completamente digital.
El papel no va a desaparecer completamente de las oficinas.
La tecnología está evolucionando y aportando nuevas formas de optimizar los procesos, en gran medida a través de la reducción del uso de papel, pero esto no tiene por qué significar el fin de la impresión ni del uso de documentos en papel en entornos de oficina. Decidir qué documentos deben seguir imprimiéndose es la parte clave de la transformación digital.
Beneficios de la tecnología cloud.
Las empresas más pequeñas pueden almacenar todos sus documentos en sus propios servidores, pero las grandes organizaciones necesitarán de la nube para poder almacenar toda la información de sus oficinas digitales. Un software de gestión documental basado en la nube (SGD) permite que los documentos sean etiquetados digitalmente, lo que significa que pueden ser consultados en diferentes lugares sin tener que hacer copias. Sólo tiene que haber un documento de registro básico. Así mismo, con un SGD, es imposible perder o extraviar documentos, algo muy común cuando se almacena papel físico. Con la nube, cada cambio se guarda instantáneamente y es fácil crear múltiples versiones de los documentos. No hay peligro de que sean destruidos en un incendio o inundación. No obstante, hay que tener en cuenta que la seguridad de los datos puede ser un problema, por lo que las empresas deben implementar controles estrictos sobre el acceso a la información confidencial.
Una oficina sin papeles se adapta bien a los trabajos flexibles y modernos de hoy en día. En la actualidad, a las empresas les gusta ser ágiles o mudarse de oficina cuando surge una mejor opción, por ello es más fácil transferir datos digitalmente que cargar con montones de papel. El almacenamiento digital hace que la recuperación de documentos sea más rápida y que sea más fácil realizar copias de seguridad de los mismos. La mayoría de los empleados de oficina pasan al menos un día a la semana teletrabajando, por lo que poder acceder a los documentos en la nube o en el servidor de la empresa les facilita la vida. Para los equipos internacionales en diferentes husos horarios, sería prácticamente imposible trabajar de manera conjunta si utilizasen documentos en papel. Es cierto que avanzar hacia una oficina sin papel significa tener que invertir más en tecnología y algunas empresas se están resistiendo a ello, pero numerosos estudios han mostrado el rápido retorno que ofrece esta inversión.
El mágico encanto del papel podría salvarle.
A pesar de los argumentos a favor de la eliminación del papel, existe una resistencia social a llevar esto a cabo. Un estudio de 500 trabajadores británicos realizado por el Grupo Toluna encontró que el 84% retenía mejor la información después de leerla en papel, el 83% la prefería y el 79% la encontraba más relajante. Las ventas de libros electrónicos han caído drásticamente en los últimos dos años tanto en los Estados Unidos como en el Reino Unido a medida que los lectores descubren el encanto de los libros en papel, lo que los lleva a ser etiquetados como el «nuevo vinilo». A veces lo digital puede ser percibido como más frío e impersonal, sin las cualidades táctiles del papel. El argumento de que el uso excesivo de papel es perjudicial para el medio ambiente también tiene doble filo. Resulta que el papel es el material más fácil de reciclar. La Asociación Estadounidense del Sector Forestal y Papelero (AFPA por sus siglas en inglés) afirmó que en 2015 se reciclaron 51 millones de toneladas de papel de desecho, que en 2016 la tasa de recuperación de papel de EE.UU. alcanzó un máximo histórico del 67,2% y que los estadounidenses reciclaron un promedio de más de 330 libras de papel al año y se plantaron más árboles de los que están siendo destruidos por el uso de papel. Sin embargo, sólo el 20% de los aparatos electrónicos son reciclados.
Un enfoque flexible es la respuesta.
Las empresas tendrán que desarrollar sus propias políticas sobre el uso del papel, pero una solución podría ser permitir que los trabajadores impriman solo los documentos que requieran una larga revisión o análisis. Un ejemplo podría ser un abogado que esté involucrado en un litigio complicado. Si tiene que leer mucha información de diferentes fuentes, es mucho más fácil trabajar en papel que en formato digital. O si se desea tomar notas a mano en el documento, siendo papel será mucho más fácil destruirlo posteriormente. Por el contrario, aquellos documentos que solo vayan a ser revisados una vez no necesitan estar en formato papel, así como las facturas u otro tipo de documentos oficiales. En algunos casos, las empresas necesitarán una combinación de soluciones que se sirva de ambos formatos, con y sin papel. Los peligros reales de los hackers que irrumpen en los sistemas digitales y roban datos hacen que la información confidencial pueda almacenarse mejor en papel dentro de una caja fuerte. Por ejemplo, si una empresa desea mantener en secreto una nueva fórmula para un chaleco antibalas, puede realizar un registro en papel de los detalles más delicados y, posteriormente, digitalizar este registro, pero sin los datos. El uso de papel puede garantizar que no se pierda la patente.
El papel todavía no va a desaparecer por completo de las oficinas, si es que alguna vez desaparece. Nadie debe sentirse intimidado por tener ya una oficina totalmente digital. Las empresas pueden dar grandes pasos para reducir el consumo de papel, pero aún así habrá ocasiones en las que prefieran su uso antes que utilizar sistemas digitales.
Las empresas deben abrazar la sostenibilidad y aplicar políticas medioambientales.
A medida que aumenta la preocupación por el medio ambiente, las empresas de hoy deben reconocer la necesidad de adoptar prácticas empresariales sostenibles y desempeñar su papel aplicando políticas respetuosas con el medio ambiente.
En el mundo actual, la sostenibilidad está en boca de todos. Organizaciones de todos los sectores están asumiendo su responsabilidad de dar prioridad a las prácticas empresariales sostenibles y promulgar reformas.
Puede que algunas organizaciones hayan tardado en adoptar políticas ecológicas, pero los beneficios de adoptar prácticas empresarialessostenibles son numerosos.
Las organizaciones que se comprometen con una forma más ecológica de hacer negocios no sólo cumplen con su obligación ética de reducir su huella medioambiental, sino que también satisfacen las demandas de los consumidores actuales y motivan a sus propios empleados.
Por qué las empresas deben aplicar prácticas sostenibles
Para muchas organizaciones, la aplicación de prácticas empresariales sostenibles no es un objetivo central. Abordar temas tan amplios como la sostenibilidad puede resultar complicado e intimidante, lo que lleva a los directivos con prioridades contrapuestas a rehuir la cuestión.
Además, a los empleados más ocupados les puede resultar difícil dedicar tiempo a la reflexión, el diseño y la puesta en marcha de planes ecológicos. Si un equipo ya está al límite de su capacidad, mejorar la imagen sostenible de una organización será una tarea difícil de gestionar.
Sin embargo, corresponde a los líderes empresariales y a los ejecutivos comprometerse con la sostenibilidad en sus organizaciones. Aunque los beneficios económicos inmediatos también pueden ser difíciles de predecir, apostar por nuestro planeta es un proyecto que sólo traerá beneficios. Además, las razones para hacerlo lo convierten en una elección clara.
La empresa sostenible es una obligación común
No podría ser más sencillo: todos tenemos la obligación de contribuir a mejorar nuestra huella ambiental. No importa lo grande o pequeña que sea nuestra organización o nuestro hogar: todos podemos hacer cambios para ser más sostenibles.
El tiempo corre en contra de nuestro planeta. En Europa se generan cada año casi 26 millones de toneladas de residuos plásticos, según la Comisión Europea. Además, han informado de que el 87% de los europeos están preocupados por el impacto de los productos de plástico en el medio ambiente. Debido a su ámbito de influencia y a su posición en la comunidad local, nuestras empresas deben poner de su parte para mejorar el impacto medioambiental de sus acciones.
En Kyocera, la sostenibilidad es uno de los pilares de nuestra filosofía para hacer lo correcto como seres humanos. Esta filosofía guía nuestras innovaciones y nos motiva para proporcionar tecnología de primera clase que no sólo responda a los retos de nuestros clientes, sino que también garantice que dejamos nuestro medio ambiente intacto para las generaciones futuras.
Nuestra filosofía es la que nos llevó a lanzar la primera impresora sin cartuchos allá por 1992 y la razón por la que seguimos desarrollando nuestra línea de dispositivos ecológicos, ECOSYS, además de ayudar a las empresas a digitalizar sus documentos en papel y a trabajar de forma más eficiente a través de soluciones de software como Kyocera Cloud Print and Scan.
Todo el mundo puede hacer cambios para ser más sostenible.
Los consumidores se comprometen con las empresas sostenibles
Sea cual sea el sector, los consumidores de hoy en día están más motivados que nunca por la sostenibilidad. Al hacer de la sostenibilidad un elemento clave de su Responsabilidad Social Corporativa (RSC), una organización puede inclinar a su favor la opinión de un cliente indeciso.
El World Economic Forum ha descubierto que casi tres cuartas partes de los consumidores de la Generación Z estarían dispuestos a gastar más para adquirir bienes producidos de forma sostenible. Además, un estudio de Deloitte descubrió que más de dos tercios de un grupo mixto de participantes estarían dispuestos a pagar más, hasta un 41 %, de hecho, por productos que fueran sostenibles.
Aunque los beneficios económicos de adoptar prácticas sostenibles son evidentes, las empresas deben evitar caer en la trampa del «lavado verde» al comercializar sus productos como más sostenibles. Los consumidores de hoy en día no sólo se preocupan más por ofrecer sus servicios a productos producidos de forma ética, sino que también son más conscientes de cuándo una empresa no cumple sus promesas ecológicas.
Si las empresas se comprometen a adoptar prácticas sostenibles que reduzcan su huella ambiental y mejoren activamente el mundo que las rodea, tendrán más probabilidades de contar con una clientela fiel.
Inspira a tus empleados con iniciativas ecológicas
Además de atraer a los clientes, las empresas también pueden aprovechar sus esfuerzos por ser más sostenibles para atraer a sus propios empleados.
Muchas empresas modernas se han visto obligadas a buscar nuevas formas de retener a su personal a raíz de «La Gran Dimisión«, un periodo en el que numerosos profesionales renunciaron a sus empleos estables en busca de mejores oportunidades que se alinearan con sus valores. Un reciente informe realizado por Economist Impact, con el apoyo de Kyocera, descubrió que uno de los pilares clave para el atractivo de un lugar de trabajo es la cultura.
Parte de esta cultura se centra en los valores y la misión de una organización. En resumen, una organización que se compromete de forma clara y proactiva con iniciativas sostenibles y respetuosas con el medio ambiente tiene más probabilidades de inspirar a sus trabajadores que otra que no lo hace.
El camino al éxito empresarial sostenible
Si decides cambiar hoy mismo y adoptar prácticas sostenibles en el lugar de trabajo, podrás allanar el camino hacia el éxito sostenible. Si estás listo para embarcarte en el reto de ser ecológico, Kyocera puede ayudarte.
Solo el tóner Kyocera original garantiza la calidad, los estándares medioambientales y la vida útil.
Tóner original
Kyocera lleva décadas investigando y desarrollando tecnologías que ofrecen menores costos de funcionamiento que nuestros competidores. El tóner no es un consumible de «talla única» y solo hay un proveedor que puede ofrecer la calidad, economía y confiabilidad que espera cuando compra un dispositivo Kyocera.
El tóner original está especialmente diseñado con perlas cerámicas para asegurar que el tambor de los equipos esté siempre limpio.
Para un rendimiento óptimo de los dispositivos recomendamos usar tóner original.
Tóner remanufacturado
Proviene de un cartucho original vacío o defectuoso que ha sido enviado a una empresa especializada en reciclar estos cartuchos. Estas empresas rehabilitan o sustituyen las piezas que están defectuosas y lo rellenan con polvo de tóner. En muchas ocasiones, los cartuchos remanufacturados fallan por no haber sustituido elementos que necesariamente habían tenido que sufrir desgaste en su uso anterior.
Tóner compatible
Son productos nuevos fabricados por una empresa distinta al fabricante de la máquina e importados y vendidos por un tercero. Si bien muchos importadores alegan que todas las fábricas están en los mismos países, esto no es del todo cierto. Aunque acudiesen a la misma fábrica, no podrían usarse las patentes ni todo el I+D del fabricante.
Tónerrellenado
Tienen similitudes con los remanufacturados, si bien simplemente son rellenados de tóner sin sustituir o reparar ninguna de sus piezas desgastadas por el uso. Son, con diferencia, los que presentan más problemas a corto y medio plazo, principalmente por carencias en el sellado de los mismos.
Consecuencias del uso de tóner no original
El uso de tóner no original Kyocera en sus equipos tiene consecuencias negativas para su empresa. Distintos estudios destacan una serie de gastos ocultos producidos por el uso de tóner y tintas no originales.
El 48% de los consumibles no originales acaban fallando por algún tipo de defecto de fabricación. No siempre se es consciente de este fallo, ya que el síntoma puede ser desde una menor duración de lo previsto hasta la avería del equipo con parada técnica.
Cuidamos el medioambiente
Los tóners Kyocera son respetuosos con el medio ambiente que se ajusta a su filosofía.
Un equipo adaptado a tus necesidades mejora tu rendimiento. Encuentra aquí la más adecuada.
Con el crecimiento del trabajo híbrido, cada vez es más evidente la importancia de invertir en herramientas que ayuden a los profesionales a ser más móviles y productivos. Los dispositivos de impresión suponen una de esas herramientas que se han puesto en el punto de mira. Hoy en día proporcionan mucho más que un mero hacer clic y recoger, la impresora moderna es una sofisticada herramienta de trabajo que contribuye a la digitalización y por lo tanto a generar flujos de trabajo más eficientes. Elegir la adecuada, por tanto, es una decisión de inversión importante.
Existe hoy una gran variedad de equipos de impresión multifunción A3 y dispositivos A4 compactos. Esta guía te ayudará a elegir el equipo que mejor se adapte a tus necesidades.
Lista de comprobación para elegir una impresora
Hay muchas preguntas básicas que debes hacerte sobre tu entorno de trabajo antes de invertir en un dispositivo de impresión. Aquí encontrarás algunas sugerencias útiles para empezar:
El espacio del que dispones. ¿De cuánto espacio dispones para trabajar? ¿Tus empleados trabajan desde casa o en una oficina espaciosa? Las impresoras A4 pequeñas y ligeras son populares entre los trabajadores en remoto, mientras que equipos multifunción A4 y A3 más grandes suelen ser más adecuados para entornos de oficina que buscan una productividad departamental. Se trata de optimizar el espacio del que dispones.
Volúmenes de impresión. Es importante que el volumen de impresión recomendado de la impresora elegida se ajuste a tus necesidades de impresión. Los volúmenes elevados en entornos de trabajo con mucho ritmo exigen dispositivos más robustos que puedan imprimir a mayor velocidad.
¿Quién va a utilizar la impresora? Esta es una pregunta sencilla de responder si eres un trabajador en remoto, pero en una oficina con varios grupos de empleados puede ser más complicado decidir cuál es la mejor solución. Merece la pena comparar el coste y el beneficio de tener, por ejemplo, una impresora multifunción A3 central o varios dispositivos A4 más pequeños repartidos entre los diferentes departamentos de la oficina.
Necesidades de producción. ¿Imprimes a menudo en color o sólo puedes hacerlo en blanco y negro? ¿El escaneado y el envío de faxes es importante en tu día a día? La naturaleza de tu negocio será un factor clave: por ejemplo, invertir en una impresora en blanco y negro y luego tener que subcontratar trabajos de impresión en color no será rentable.
¿Láser o inyección de tinta?
Una vez definidos los criterios de búsqueda, es hora de pensar en la tinta. La inyección de tinta suele ser la opción preferida por las empresas que producen volúmenes a gran color en entornos profesionales. Esto se debe a que tradicionalmente la tinta es capaz de imprimir en múltiples tipos de papel.
Por el contrario, si tu empresa imprime grandes cantidades de documentos con mucho texto y una cobertura mínima de elementos gráficos y fotos, entonces una impresora láser es tu mejor aliada. Sin embargo, una gran ventaja del tóner frente a la inyección de tinta es que dura más. Esto ahorra costes a largo plazo y una buena impresora láser es capaz de imprimir grandes volúmenes a gran velocidad, que es exactamente lo que necesitan los entornos de trabajo más ajetreados.
¿Por qué elegir una MFP?
Los equipos de impresión multifunción no sólo imprimen, copian, escanean y envían faxes a distintas ubicaciones, sino que también se conectan a tu red Wi-Fi, lo que le permite imprimir desde tu smartphone sobre la marcha para una movilidad aún mayor. Con muchos equipos multifunción puedes conectar directamente tu unidad USB o imprimir desde la oficina, un entorno de trabajo remoto o en casa. Algunos modelos avanzados pueden incluso personalizarse con opciones de acabado como grapado automático, perforación y clasificación.
Pero los equipos multifunción van mucho más allá y hoy en día se convierten en la puerta de la digitalización para cualquier organización, con la posibilidad de automatizar cualquier proceso con su uso como vía de entrada de datos al digitalizar cualquier documento.
En resumen, los equipos multifunción son máquinas revolucionarias que pueden ayudarte a reducir costes y aumentar la productividad en el lugar de trabajo al mismo tiempo. Están disponibles en tamaño A4 y A3, por lo que la decisión se basa una vez más en el espacio y en el tamaño de papel que utilices.
Para aquellos que buscan dispositivos compactos, hay muchas opciones de impresoras A4 a precios competitivos en el mercado, como la gama ECOSYS de Kyocera. Estas impresoras combinan una alta productividad con la reconocida fiabilidad de Kyocera, además de ser una opción sostenible gracias a su alta eficiencia energética.
¿Cuál es la mejor impresora de oficina?
Aunque al principio las opciones pueden parecer infinitas, seguir la lista de comprobación anterior debería encaminarte hacia una inversión empresarial inteligente e informada.
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